בחירה נכונה של תוכנת ניהול לעסק 

הלקוחות זורמים, הפעילות גדלה, העסק מצליח. אין הרגשה טובה מזאת. אולם, כדי לגרום לעסק שלכם להמשיך בכיוון הנכון כלפי מעלה, אתם חייבים לדעת איך לקצר תהליכים ולהפוך אותו למכונה משומנת.

קצב החיים של העולם המודרני מחייב כיום כל עסק, קטן כגדול, במערכת ממוחשבת שתעזור לו להתנהל ביעילות. ואכן, בתי עסק כבר מודעים לנחיצותה של תוכנת ניהול, שתייעל עבורם את תהליכי העבודה, אך לא תמיד הם יודעים כיצד לעשות את הבחירה הנכונה. לא רק שלכל בית עסק יש צרכים שונים ומגוונים, גם המבחר של החברות והתוכנות המסופקות על ידיהן הוא רחב מאוד. את המבחר הזה בעל העסק צריך לנצל כיתרון, אך הוא יעשה זאת רק אם יבחר בחכמה. אז הנה לפניכם מספר נקודות שיש לשים עליהן דגש לפני שאתם בוחרים תוכנה לעסק:

1. תמיכת התוכנה בתהליכים העסקיים שלכם

שוק התוכנה מספק מגוון פתרונות לסוגים שונים של עסקים וצרכים ארגוניים, אך לכל עסק יש תהליכים עסקיים ומאפיינים אחרים. כאשר הנכם מגיעים לשלב בחירת תוכנה לעסק שלכם, חשוב שתדעו מהם התהליכים הספציפיים שלכם להם התוכנה אמורה לתת פתרון.

2. עדכניות וגמישות  התוכנה

עסקים הינם ישויות דינאמיות אשר משתנות ומתפתחות במהלך הזמן. אם מדובר בעסקים קטנים שמתקדמים וגדלים עם הזמן וכתוצאה מכך משתנים הצרכים או אם מדובר בעסקים מבוססים אשר מתאימים את עצמם לשוק ולתחרות. בכל מקרה על מנת לעמוד בקצב השינויים חשוב שהתוכנה שלכם תהיה גמישה לשינויים. כשמחליטים על בחירת תוכנה לניהול עסק, יש לברר את מידת התאמתה לשינויים, מהירות התגובה והעלויות הכרוכות בכך. החלטה זו יכולה להיות מכרעת ויקרה בהמשך במידה ולא תברר בשלב מוקדם של תהליך הבחירה.

3. מקצועיות בית התוכנה

כדאי לבדוק מהו הרקע המקצועי של מי שמספק לכם את התוכנה. בדקו מהו הוותק והניסיון שלו ובררו מי הם הלקוחות ומה מידת שביעות רצונם מהתוכנות שברשותם. בנוסף, כדאי לקבל חוות דעת אודות הרמה המקצועית של עובדי בית התוכנה מהמנהלים, טכנאים ושירות הלקוחות.

4. לוח זמנים ליישום

שלב ההתקנה של תוכנת הניהול תלוי במשתנים רבים. לפני שאתם בוחרים בתוכנה, בדקו אם זמן התקנתה מתאים לדד-ליין שלכם.

5. ידידותיות למשתמש:

כדאי שתוכנה לניהול עסק תהיה ידידותית למשתמש, גם אם הוא אינו בעל רקע בתחום המחשבים. לפני שאתם בוחרים את התוכנה, בקשו תוכנת פיילוט (או פרטי כניסה וגישה), ומסרו אותה לאחד מהעובדים. בקשו ממנו ללמוד אותה ולתת משוב כעבור שבוע. על פי הערותיו תשקלו אם לבחור בה או לא.

6. עלויות:

כמו בכל מוצר, גם לפני רכישת תוכנת ניהול לעסק מתחייב לבצע, סקר שוק והשוואת מחירים. יש לזכור שבנוסף לעלויות התוכנה הסטנדרטיות: רכישת רישיונות לתוכנה, תשלום עבור תחזוקה, עלויות הקמה והטמעה קיימות עלויות נוספות עבור תשתית המחשוב: שרת, תוכנות הפעלה, אנשי תמיכה למחשבים ולבסיס הנתונים, גיבויים וכדומה.

לאחרונה התפתחה מגמה בעולם מערכות המידע לשירותי תוכנה במודל (SaaS ((Software as a Service. במודל זה הארגון משלם רק עבור שימוש בתוכנה המאפשר חסכון ושליטה בהוצאות.

דאטה פלוס מתמחה במתן פתרונות תוכנה על בסיס מודל ה- SaaS. פרטים נוספים באתר הבית שלנו:

DataPlus.co.il – פתרונות תוכנה לעסקים